تعتبر الدائرة المالية العمود الفقري للمؤسسة ، حيث كان لإعادة هيكلتها عام 2015 الأثر البالغ في تحقيق مستوى عال من حيث ضبط النفقات وزيادة الإيرادات والتحصيلات وفقا للقوانين والأنظمة والتعليمات المالية التي تم إصدارها خلال عام 2015 وأهمها النظــام المـــالي رقم ( 68 ) و تحقيق النمو للعديد من النشاطات المختلفة وزيادة إرباحها من خلال إنشاء عدد من الأقسام المحاسبة المتخصصة لنشاطات معينة وتعيين محاسبين أكفاء من المتقاعدين العسكريين أو أبنائهم أو المدنيين المتخصصين بالأمور المالية .
حيث تعمل الإدارة المالية في المؤسسة على تطبيق ما ورد في النظام المالي رقم ( 68 ) لعام 2015 للمؤسسة والتعليمات التطبيقية رقم ( 1 ) لسنة 2016 والصادرة بموجب المادة رقم (42) من النظام المالي المذكور وإصدار التعليمات الخاصة بالحوافز والمكافآت والقروض الشخصية وتمويل شراء السيارات وكافة الأمور المالية التي تهم المؤسسة بالإضافة إلى تطبيق نظام الموظفين رقم ( ۹۳ ) لسنة 2016ونظام المشتريات الحكومية رقم (28) لسنة 2019 .
واجبات الدائرة المالية :
1- المدير المالي :
- تطبيق الأنظمةوالقوانين وأية تعليمات لها علاقة بالأمور المالية في الأقسام كافة ومتابعة تنفيذها.
- يعتبر المستشار المالي للمدير العام ويشارك في وضع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة والخطط المالية اللازمة لتنفيذ تلك الأهداف.
- المشاركة في تعيين الموظفين المحاسبين الجدد الذين يعملون بإمرته وتقييمهم وإنهاء خدماتهم .
- إدارة القوى البشرية ضمن دائرة عمله، بما يكفل إنجاز سير العمل في الأقسام كافة .
- الإشراف المباشر على مرؤوسيه ومتابعة تنفيذ واجباتهم حسب الخطة اللازمة .
- الاطلاع على كافة التقارير الواردة من الأقسام لاتخاذ القرارات المناسبة .
- يعتبر مسؤولا عن الدورة المستندية المالية ، وتوقيع كافة المستندات والشيكات والتحاويل المالية بـ حسب الصلاحيات الممنوحة له .
- تطوير الأنظمة المحاسبية المحوسبة ، وتطوير أدوات الرقابة الآلية وأي متطلبات لقسم الحاسب لإدامة العمل .
- تحديد مواعيد الرواتب الشهرية بما يتناسب مع النظام المالي .
- الإشراف على الحسابات البنكية للمؤسسة ،والتأكد من توافر السيولة اللازمة لإنجاز أعمال المؤسسة.
- إصدار كتب التفاويض والصلاحيات المالية للعاملين بإمرته و بمشاركة مع المدير العام .
- المساهمة والمشاركة بإعداد الموازنات التقديرية لمشاريع المؤسسة و بالتنسيق مع مديري المشاريع والنشاطات .
- الإشراف والتنسيق مع مكتب تدقيق الحسابات المكلف بإعداد الميزانيات للمؤسسة .
- تمثيل المؤسسة وحضور الاجتماعات نيابة عن المدير العام في الشركات التي تمتلك المؤسسة أسهم بها .
- أية واجبات توكل إليه من قبل المدير العام .
2- رئيس شعبة المطالبات والامانات :
-
الإشراف على عمل الأقسام التابعة له وإدارة القوى البشرية في تلك الأقسام، و بما يخدم مصلحة العمل.
-
الإشراف على تطبيق تنفيذ القوانين والأنظمة المالية وحسب متطلبات العمل لكل قسم .
-
إعداد التقارير المالية للمطالبات والتحصيلات المالية ومتابعة الذمم غير المحصلة .
-
رفع التقارير المالية اللازمة للمدير المالي مع التوصيات .
-
مخاطبة الجهات كافة لمتابعة تسديد الذمم وتحصيلها .
-
إدامة الأنظمة والقوانين كافة والتي لها علاقة بعمل المؤسسة .
-
إدامة تفاويض الصلاحيات المالية وتفاويض البنوك .
-
المساهمة في تطوير سير اجراءات العمل وتحسين طرق الأداء والأساليب الفنية والإجرائية .
-
المساهمة في تطوير الأنظمة المالية وحوسبتها بما يخدم مصلحة العمل بالتنسيق مع المدير المالي.
-
تنفيذ الواجبات كافة ، وأي أعمال توكل إليه من قبل المدير المالــي .
-
توقيع مستندات الدفع والشيكات وحسب الصلاحيات الممنوحة له .
3- رئيس قسم المطالبات والتحصيل .
- إدامة عمل القسم من خلال إدخال كافة المطالبات (الفواتير) العائدة لموظفي الأمن والحماية وكذلك إدخال القبوضات كافة .
- معالجة تسديدات الفواتير التي لم تسدد كاملة .
- متابعة عمل المحصلين يوميا ضمن برامج عمل محددة مسبقاً.
- تذليل كافة العقبات لإدامة عمل المحصلين بالتنسيق مع تلك الجهات .
- رفع التقارير اللازمة للجهات التي توجد بها ذمم عالية غير مسددة.
- الإشراف على قسم تحصيلات التجارة يوميا ومتابعة تنفيذ الاقتطاعات لدى مديرية التقاعد العسكري .
- متابعة عمل قسم مطالبات التجارة والتسديدات من قبل البنوك أو المتقاعدين .
- متابعة تحصيل شيكات التقاعد للجهات المعنية داخل المؤسسة .
4 - رئيس قسم الأمانات والضمان والاجتماعي .
- إدامة عمل القسم وإدارة العاملين بإمرته لإنجاز واجبات القسم .
- إعداد الكشوفات الشهرية التي لها علاقة باشتراكات الضمان الاجتماعي وإعداد مستندات الدفع الخاصة بذلك ضمن المواعيد المحدد و حسب الأنظمة والقوانين .
- إعداد كشوفات ضريبة المبيعات ومستندات الدفع الخاصة بذلك ؛ لدفعها .
- يعتبر ضابط الارتباط فيما يتعلق بعمله مع تلك الجهات .
- إدامة عمل المراجعين الذين يتم إنهاء خدماتهم أو متابعة تعويضاتهم كإصابات عمل او حوادث .
- توقيع مستندات الدفع وحسب الصلاحيات الممنوحة له .
5 - رئيس قسم الرواتب .
- إدامة عمل القسم وإدارة العاملين بإمرته ضمن واجبات محددة لإنجاز أعمالهم.
- دفع الرواتب الشهرية بالتنسيق مع المدير المالي وقسم الحاسب وضمن الإجراءات المحددة.
- فتح القيود للموظفين الجدد في المؤسسة أو إنهاء خدماتهم وتبرئة ذمتهم وحسب الكتب الصادرة.
- دفع رواتب بدل الأجر اليومي للعاملين بالأمن والحماية .
- توقيع مستندات الدفع حسب الصلاحيات الممنوحة له .
- رفع التقارير اللازمة للمدير المالي .
6- رئيس قسم الموازنة والحسابات .
- المساهمة بإعداد الموازنات التقديرية وحسب الميزانيات المالية لسنوات سابقة.
- إدامة عمل الأقسام المحاسبية من خلال اعتماد تلك الحركات والقيود المالية.
- المساهمة في إعداد الميزانيات الربعية والسنوية و حسب متطلبات العمل للمشاريع أو الميزانيات المجمعة .
- استخراج وإعداد التقارير اللازمة للنفقات والإيرادات .
- الإشراف والرقابة على عمل كافة الأقسام من خلال المخصصات أو عمليات الدفع.
- إدارة العاملين تحت إمرته لتنفيذ الواجبات المطلوبة من القسم.
7- رئيس قسم القروض او الائتمان.
- الإشراف على العاملين في القسم بما يكفل تنفيذ الواجبات المطلوبة منهم .
- العمل على صرف القروض الشخصية للمتقاعدين ضمن التعليمات المحددة و السقوف المحددة .
- استخراج نماذج القروض وتدقيقها وتوقيعها حسب الصلاحيات الممنوحة للقسم.
- التدقيق على التزامات المتقاعدين للمؤسسة قبل منحهم السلف.
- التنسيق مع المسؤولين بخصوص آلية صرف القروض ومخاطبة البنوك بذلك.
- إعداد التقارير المالية فيما يتعلق بأعداد المقترضين والمبالغ الممنوحة لهم .
- أية واجبات توكل إليه من قبل المدير المالـــي.
8 - رئيس قسم محاسبـة التجارة .
- الإشراف على العاملين في القسم بما يكفل تنفيذ الواجبات المطلوبة منهم.
- العمل على صرف مستحقات الشركات ضمن الإجراءات و التعليمات المحددة.
- قبض المبالغ كافة التي لها علاقة بقسم التجــارة.
- تدقيق صرف قروض السيارات ضمن المخصصات اللازمة لذلك.
- عمل وإعداد القيود المالية والتساوي للمبالغ المحولة شهريا من التقاعد العسكري و المحولة من قسم المطالبات.
- الإشراف والرقابة والمتابعــة في تنفيذ الاتفاقيات التي تم عقدها مع الشركات.
- المساهمة في تطوير إجراءات سير العمل و بما يكفل تنفيذ واجبات القسم بالشكل المطلوب .
- أية واجبات توكل إليه من قبل المدير المالـــي.
9- رئيس قسم النفقـــات والإيرادات .
- الإشراف على العاملين في القسم و بما يكفل تنفيذ الواجبات المطلوبة منهم .
- العمل على توزيع بريد القسم على المحاسبين حسب نشاطات المؤسسة ومشاريعها ضمن الإجراءات و التعليمات المحددة .
- قبض إيرادات المبالغ كافة التي لها علاقة بعمل القسم .
- تدقيق مستندات الدفع لنفقات المؤسسة على نشاطاتها ومشاريعها وحسب الاتفاقيات ضمن المخصصات اللازمة لذلك وحسب الأنظمة والقوانين المتبعة .
- عمل وإعداد القيود المالية والتساوي الخاصة بعمل القسم.
- الإشراف والرقابة على تنفيذ الاتفاقيات التي تم عقدها مع الشركات .
- المساهمة في تطوير إجراءات سير العمل وبما يكفل تنفيذ واجبات القسم بالشكل المطلوب.
- أي واجبات توكل إليه من قبل المديــــر المالــــــي.
10 - رئيس قسم الصندوق .
- الإشراف على العاملين في القسم وبما يكفل تنفيذ الواجبات المطلوبة منهم .
- العمل على صرف الشيكات والتحاويل المالية وحسب ما يرد إليه من الأقسام ضمن الإجراءات و التعليمات المحددة .
- قبض المبالغ كافة التي لها علاقة بعمل الأقسام الأخرى وإيداعها لدى البنوك حسب متطلبات العمل .
- تدقيق كشوفات البنوك الشهرية وإجراء التساوي المالي الخاص بإعداد المطابقات المالية و بالتنسيق مع الأقسام المختلفة .
- المساهمة في تطوير إجراءات سير العمل و بما يكفل تنفيذ واجبات القسم بالشكل المطلوب.
- إدامة تفاويض الحسابات لدى كافة البنوك المعنية .
- أي واجبات توكل إليه من قبل المدير المالي.
11- رئيس قسم محاسبة الشمال
- استلام كافة مطالبات وفواتير الأمن والحماية ومتابعة تسليمها للجهات المعنية في منطقة إقليم الشمال.
- متابعة تسديد تلك الجهات للمطالبات المالية.
- العمل على حل كافة الإشكالات التي قد تظهر مع تلك الجهات، لتسهيل وسرعة التسديد للمطالبات المالية.
- أية واجبات توكل إليه من قبل المدير المالي.
12 - رئيس قسم محاسبة المجمع
- العمل على دفع فواتير المواد التي يتم شراؤها للمجمع المهني ضمن الصلاحيات والتعليمات المحددة .
- تدقيق نماذج التصنيع والتكلفة والأرباح.
- العمل على تقسيط المبالغ المطلوبة من المتقاعدين العسكريين.
- يرتبط إداريا مع مدير المجمع المهني ومحاسبيا وماليا مع المدير المالي.
- الإشراف على ضبط نفقات المجمع المهني وبما يخدم طبيعة العمل لدى أقسام وعمل المجمع المهني .
- أي واجبات توكل إليه من قبل مرؤوسيه.
13- رئيس قسم الحاسب الالكتروني
- يعمل مع كافة أقسام المحاسبة والمشاركة في كافة نشاطات المؤسسة المختلفة.
- إدامة وتطوير البرامج المحوسبة التي لها علاقة بعمل كافة نشاطات المؤسسة.
- إعداد التقارير المالية والإدارية للمديرين المعنيين وبما يخدم طبيعة عمل كل دائرة أو إدارة أو مشروع.
- المساهمة والمساعدة في إنجاز كافة عمل الأقسام المالية .
- إدامة البيانات المالية للمؤسسة والتزامات المتقاعدين العسكريين .
- تقديم الخبرة والنصح والمشورة في تنفيذ وإجراءات كافة أعمال المؤسسة.
- إدامة وصيانة أجهزة الحاسوب لدى كافة العاملين في أقسام المؤسسة وتطوير برامج العمل وبرامج الحماية للأجهزة .
- التواصل مع أقسام الحاسب ذات العلاقة مع عمل المؤسسة ( مديرية التقاعد ، دائرة الاحوال المدنية والجوازات) .
- أية واجبات توكل إليه من قبل المدير المالي.